บทที่ 7 ระบบธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์

2. การจัดทำเอกสารและรายงานทั่วไป

ขั้นตอนการจัดทำเอกสารขั้นตอนการทำงาน 

1.วิเคราะห์กระบวนการธุรกิจ แยกกระบวนการหลัก และสนับสนุนออกเป็น
      กิจกรรมย่อย

2.ระบุข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องในแต่ละกระบวนการ

3.ทำการตรวจสอบระหว่างข้อกำหนดกับกิจกรรมย่อยเพื่อเพิ่มเติมกิจกรรมที่หายไปแล้วกำหนดรายชื่อเอกสารระเบียบปฏิบัติงาน ขอบเขตและการประสานงาน

4.เขียนโครงร่างเอกสาร โดยเขียนแผนภาพ (Flow Chart) ของเอกสารขั้นตอนการทำงาน 

5.เขียนเอกสารขั้นตอนการทำงานตามรูปแบบที่กำหนด และตรวจสอบความถูกต้องครบถ้วน กับข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องและการปฏิบัติงานจริง

6.ทดลองนำไปใช้ เพื่อตรวจสอบว่า เขียนในสิ่งที่ทำ และทำในสิ่งที่เขียนหรือไม่ อย่างไร

7.        ตรวจสอบ ทบทวน และอนุมัติเอกสาร ร่วมกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

8.        สอนและฝึกอบรมพนักงานให้เข้าใจเอกสารที่ต้องปฏิบัติตาม

9.        การนำเอกสารไปใช้งาน ปฏิบัติตามเอกสาร

10.    ตรวจติดตามและปรับปรุงแก้ไขเอกสาร หรือปฏิบัติงานให้ถูกต้องกับ

      เอกสารระเบียบปฏิบัติที่ต้องจัดทำตามข้อกำหนด ISO 9001:2000

วิธีปฏิบัติงาน (Work Instruction)

·       เอกสารอธิบายขั้นตอนการปฏิบัติงานของงานใดงานหนึ่ง ตั้งแต่ต้นจนจบ 
(Step by Step) เพื่อให้ทราบว่าทำอย่างไร

เอกสารสนับสนุน (Supporting Documents)

·       เอกสารอื่น ๆ ที่เป็นแนวทางหรืออ้างอิงเพื่อสนับสนุนการปฏิบัติงาน เช่น แบบฟอร์มมาตรฐานอ้างอิง Job Description เอกสารทางเทคนิค ข้อกำหนดผลิตภัณฑ์

เอกสารต่าง ๆ ข้างต้นเหล่านี้ จะต้องมีเทคนิคการเขียน ดังนี้

1.        ชัดเจน ถูกต้องและครบถ้วน

2.        ผู้ใช้เข้าใจและใช้ง่าย

3.        เขียนข้อความให้กระชับ สั้น ได้ใจความ

4.        ใช้คำศัพท์ ภาษาที่ถูกต้อง เข้าใจง่าย

5.        อธิบายคำศัพท์ คำย่อที่ใช้

ผังกระบวนการธุรกิจ (Business Process)

อีกส่วนที่สำคัญในเอกสารระบบคุณภาพนั้น ได้แก่ ผังกระบวนการธุรกิจ (Business Process) คือ

q กระบวนการในการดำเนินธุรกิจ / ดำเนินงาน ซึ่งประกอบด้วยกระบวนการย่อย ๆ (Sub – Process) และกำหนดขั้นตอนร่วม (Interface) เชื่อมต่อกระบวนการต่าง ๆ

q   แสดงกระบวนการที่สำคัญในการดำเนินธุรกิจ และความสัมพันธ์ระหว่างกระบวนการ โดยภาพรวม

q   มีลักษณะเฉพาะของแต่ละองค์กร

กระบวนการธุรกิจนั้น จะแสดงกลุ่มของกิจกรรมในการดำเนินงาน โดยรับ Input (ปัจจัยนำเข้า) ผ่านกระบวนการต่าง ๆ เป็น Output (สินค้าและบริการ) เพื่อส่งมอบให้ลูกค้า ซึ่งประกอบด้วยกระบวนการย่อย 2 ลักษณะคือ

1.   กระบวนการหลัก (Core Process) ได้แก่ กระบวนการหลักที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการดำเนินธุรกิจ เพื่อให้องค์กรบรรลุได้ตามเป้าหมาย

2.      กระบวนการสนับสนุน (Support Process) ได้แก่ กิจกรรมที่สนับสนุนให้กระบวนการหลักดำเนินไปได้

 

เทคนิคการเขียนกระบวนการธุรกิจ

1.      เขียนกระบวนการหลัก ตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงการส่งมอบ

2.      เขียนกระบวนการที่ช่วยสนับสนุนการดำเนินงานหลัก

3.      กำหนดทิศทางการไหล ของแต่ละกระบวนการ

4.      เชื่อมโยงกระบวนการที่สัมพันธ์กันหรือเกี่ยวข้องกัน

5.      ทบทวนเพิ่มเติม กิจกรรม / กระบวนการต่าง ๆ ในการดำเนินธุรกิจให้ครบถ้วน